Privacyverklaring

Wel Jong Niet Hetero vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en dat jouw privacy wordt gerespecteerd. In deze verklaring vind je duidelijk terug welke gegevens wij verzamelen en wat wij hiermee doen. 

Wel jong Niet Hetero vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wil opnemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

 

Wel Jong Niet Hetero vzw

Kammerstraat 22

9000 Gent

België

 

E info@weljongniethetero.be

T 09 335 41 87

 

1. Welke gegevens verzamelt Wel Jong Niet Hetero en waarom?

Je persoonsgegevens die je aan ons verstrekt,  worden door Wel Jong Niet Hetero vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

 

1.1 Vrijwilligers

  • Vrijwilligersadministratie te voeren (contractuele basis)
  • Vrijwilligers op de hoogte te houden van de werking via een nieuwsbrief (gerechtvaardigd belang)
  • Contact op te nemen in het kader van het vrijwillig engagement of een activiteit (gerechtvaardigd belang)
  • Gemaakte onkosten terug te storten (gerechtvaardigd belang)
  • Activiteiten, kampen en vormingen te plannen (gerechtvaardigd belang)
  • Promotie te voeren voor de werking middels foto's genomen tijdens activiteiten en vormingen (ondubbelzinnige toestemming)
  • Dringende info te verschaffen in geval van medische noodzaak (vitaal belang)
  • Subsidies bij de overheid te verkrijgen (wettelijke verplichting)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van jou vragen:

  • Persoonlijke identificatiegegevens: voor- en achternaam, adres, e-mailadres, geboortedatum, aanspreektitel, gsm-, telefoon- en rekeningnummer
  • Gegevens over je activiteit binnen Wel Jong Niet Hetero: deelnames aan activiteiten, vormingen, vergaderingen, je functie(s), foto's gemaakt tijdens deze activiteiten en je eventuele lidmaatschap van een bij Wel Jong Niet Hetero aangesloten vereniging
  • Bij een meerdaagse activiteit of activiteiten met eten bij - zoals een kamp of weekend - verzamelt de organisatie ook medische gegevens (allergiën, medicatie die genomen moet worden, ...)
  • Van vrijwilligers die leiding geven aan minderjarigen wordt een uittreksel uit het strafregister (getuigschrift voor activiteiten met kinderen en jongeren - model art 596-1) gevraagd
  • Van vrijwilligers die leiding geven aan minderjarigen wordt een animatorenattest gevraagd

 

1.2 Leden / deelnemers

  • Leden / deelnemers-administratie te voeren (gerechtvaardigd belang)
  • Leden / deelnemers op de hoogte te houden van de activiteit waarvoor zij zich inschreven (gerechtvaardigd belang)
  • Leden / deelnemers op de hoogte houden van toekomstige activiteiten via nieuwsbrief (gerechtvaardigd belang)
  • Promotie te voeren voor de werking middels foto's genomen tijdens activiteiten en vormingen (ondubbelzinnige toestemming)
  • Dringende info te verschaffen in geval van medische noodzaak (vitaal belang)
  • Subsidies bij de overheid te verkrijgen (wettelijke verplichting)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van jou vragen:

  • Persoonlijke identificatiegegevens: voor- en achternaam, adres, e-mailadres, geboortedatum, aanspreektitel en gsm- of telefoonnummer
  • Gegevens over je activiteit binnen Wel Jong Niet Hetero: deelnames aan activiteiten, vormingen, foto's gemaakt tijdens deze activiteiten en je eventuele lidmaatschap van een bij Wel Jong Niet Hetero aangesloten vereniging
  • Bij een meerdaagse activiteit of activiteiten met eten bij - zoals een kamp of weekend - verzamelt de organisatie ook medische gegevens (allergiën, medicatie die genomen moet worden, ...)
  • Bij minderjarige leden vragen wij om ouderlijke toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens, het maken en gebruiken van foto en/of video opnames en deelname aan de activiteit

 

1.3 Gebruikers van www.min19.be 

  • De leeftijd van geregistreerde gebruikers te controleren om te kunnen garanderen dat enkel 13 tot 19 jarigen toegang hebben tot www.min19.be (gerechtvaardigd belang)
  • Sociale interacties tussen geregistreerde gebruikers op de website Min19.be mogelijk te maken (gerechtvaardigd belang)
  • Gebruikers op de hoogte te houden van activiteit op de website  Min19.be via emailnotificaties (ondubbelzinnige toestemming)
  • Evalueren en verbeteren van de website Min19.be (gerechtvaardigd belang)
  • Het versturen van nieuwsbrieven ten einde de gebruikers op de hoogte te houden van updates  (ondubbelzinnige toestemming)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van jou vragen:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: e-mailadres en geboortedatum
  • Afhankelijk van de gekozen registratiemethode: je rijksregisternummer (hieruit lezen we enkel je geboortedatum af) of een foto van jezelf met je identiteitskaart
  • Gegevens over je registratie: datum en tijdstip van registratie, datum en tijdstip van de laatste keer dat je inlogde

Min19.be is een sociaal netwerk en profielensite voor jongeren van 13 tot 19 jaar. Hierbij vindt er interactie tussen gebruikers plaats. Gebruikers kunnen er aanvullend er zelf voor kiezen om meer persoonsgegevens met andere gebruikers te delen op hun profiel op www.min19.be. Minderjarigen vanaf 13 jaar hebben in Belgie geen ouderlijke toestemming nodig om een account aan te maken op sociale media sites. Er wordt controle uitgevoerd op leeftijd vooraleer iemand een account kan aanmaken. Voor meer informatie, zie de specifieke privacyverklaring van Wel Jong Niet Hetero vzw voor www.min19.be

 

1.4 Gebruikers van het WJNH-forum 

  • Sociale interactie tussen geregistreerde gebruikers op het WJNH-forum mogelijk maken (gerechtvaardigd belang)
  • Gebruikers op de hoogte houden van activiteit op het WJNH-forum via (e-mail)notificaties (ondubbelzinnige toestemming)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van jou vragen:

  • Persoonlijke identificatiegegevens: e-mailadres

Het WJNH-forum is een platform waar gebruikers berichten op kunnen posten en een beperkt aantal gegevens in hun profiel kunnen invullen (geslacht, leeftijd, foto, ...) Het staat de gebruiker vrij om dit niet in te vullen. Het niet invullen van deze gegevens heeft geen invloed op de werking van het forum.

 

1.5 Gebruikers van het T-jong-forum

  • Sociale interactie tussen geregistreerde gebruikers op het WJNH-forum mogelijk maken (gerechtvaardigd belang)
  • In mate van het mogelijke na te gaan of de gebruiker een transjongere is - ten einde de veiligheid op het platform zoveel mogelijk te waarborgen (gerechtvaardigd belang)
  • Gebruikers op de hoogte te houden van de werking T-jong (ondubbelzinnige toestemming
  • De werking van T-jong en het T-jong forum evalueren en aanpassen op de noden van de gebruikers (gerechtvaardigd belang)

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van jou vragen:

  • Persoonlijke identificatiegegevens: e-mailadres, geboortedatum, woonplaats
  • Aanvullende gegevens: motivering waarom je op het T-jong-forum wilt

Het T-jong forum is een platform waar gebruikers berichten op kunnen posten en een beperkt aantal gegevens in hun profiel kunnen invullen (gebruikersnaam, aanspreektitel, foto, ...) Het staat de gebruiker vrij om dit niet in te vullen. Het niet invullen van deze gegevens heeft geen invloed op de werking van het forum. 

 

1.6 Bezoekers aan onze website(s)

Wel Jong Niet Hetero vzw beheert verschillende websites (weljongniethetero.be, min19.be, watisgay.be, t-jong.be) Servers slaan automatisch gegevens op die de browser van de bezoeker verstuurt telkens deze  een van de websites van Wel Jong Niet Hetero vzw raadpleegt. Deze serverlogbestanden kunnen de volgende informatie bevatten: de datum en het tijdstip van het bezoek, het IP-adres van de bezoeker, het type browser dat de bezoeker gebruikt, de browsertaal en de schermgrootte van de browser, en een of meer cookies waaraan de browser kan worden herkend. Deze informatie wordt niet in verband gebracht met persoonsgegevens die elders worden ingezameld en wordt alleen gebruikt om statistieken van het bezoek aan de website vast te leggen. Deze statistieken zijn bedoeld voor het evalueren en verbeteren van de websites van Wel Jong Niet Hetero vzw. Meer informatie vind je in onze cookieverklaring. 

Wel Jong Niet Hetero vzw gebruikt de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

2. Wie ontvangt persoonsgegevens? 

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken, maar enkel indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij maken gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van webhosting en beveiliging van onze websites en de database voor vrijwilligersadministratie
  • het evalueren van onze websites door middel van statistieken 
  • het bewaren van onze bestanden en documenten in een clouddienst
  • het verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • het verzekeren (burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen) van leden en vrijwilligers (persoonsgegevens worden enkel doorgegeven wanneer er iets voorvalt en de verzekering moet worden aangesproken)
  • het promoten van onze werking via diverse online- en offline kanalen
  • toegang tot onze lokalen via een badge-systeem (enkel voor een aantal specifieke vrijwilligers)

Wij zijn van al deze partijen nagegaan of zij het nodige doen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en/of hebben met hen nieuwe verwerkersovereenkomsten gesloten. 

 

Daarnaast delen wij in volgende twee situaties nog persoonsgegevens met derden:

  • Jaarlijks vraagt de Afdeling Jeugd (Vlaamse Overheid) bij Wel Jong Niet Hetero vzw haar presentielijsten op van deelnemers aan activiteiten en vormingen. Wel Jong Niet Hetero vzw verstrekt deze lijsten enkel in geanonimiseerde vorm. Deze bevatten dan nog de volgende persoonsgegevens: gemeente, provincie, leeftijd en handtekening. Deze communicatie wordt gerechtvaardigd door het feit dat het delen van die gegevens een wettelijke verplichting is die ons wordt opgelegd door een decreet teneinde onze subsidies te verkrijgen.
  • In geval van medische noodzaak (een ongeluk, ziekte) op kamp worden medische gegevens en het rijksregisternummer gedeeld met hulpverleners. Deze communicatie wordt gerechtvaardigd door het feit dat het om een vitaal belang gaat.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Wij verstrekken géén persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

 

3. Hoe lang worden persoonsgegevens opgeslagen?

 

3.1 Vrijwilligers

De persoonsgegevens worden bijgehouden zolang als het engagement loopt. Bij stopzetten van het engagement wordt opnieuw aan de vrijwilliger gevraagd of wij een beperkt aantal gegevens mogen bijhouden om in de toekomst nog contact op te kunnen nemen of op de hoogte te blijven van de activiteiten van Wel Jong Niet Hetero vzw. 

 

3.2 Leden / deelnemers

Bij meerdaagse activiteiten of andere activiteiten die inschrijving vereisen, worden je persoonlijke gegevens na afloop van de activiteit verwijderd. Een uizondering hierop vormen de gemeente en provincie waar je woont, je leeftijd en je handtekening op de presentielijst. Deze gegevens op de presentielijst worden bijgehouden zo lang dit decretaal vereist is door de overheid, wat overeenkomt met een beleidsperiode. Een presentielijst kan zo maximaal 4 jaar bijgehouden worden.  

Je voor- en achternaam, e-mailadres en eventueel beeldmateriaal dat gemaakt is tijdens de activiteit waaraan je deelnam, wordt enkel bewaard indien jij (of je ouders in geval van minderjarigheid)  hier bij inschrijving aan de activiteit of tijdens de activiteit expliciete toestemming voor hebt gegeven. 

 

3.3 Gebruikers van min19.be

De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard zolang de geregistreerde account actief blijft. Wanneer een gebruiker de leeftijd van 19 jaar bereikt wordt de account en alle bijbehorende gegevens automatisch verwijderd. Daarnaast heeft elke gebruiker uiteraard op elk moment het recht om hun account en bijhorende gegevens in te zien, aan te passen of te laten verwijderen.

Een uitzondering op deze bewaartermijn is je rijksregisternummer of foto van jezelf en je identiteitskaart, welke wij bij registratie verzamelen om de leeftijd te kunnen controleren. Deze worden meteen na de controle volledig verwijderd:

  • Wanneer je je via de e-ID registratiemethode registreert, wordt automatisch je rijksregisternummer uitgelezen van je kaart om je geboortedatum te kunnen bepalen. Enkel deze geboortedatum wordt opgeslagen in het profiel van de gebruiker. De rest van je gegevens op je e-ID worden dus niet bewaard.
  • Wanneer je je via de foto-registratie methode registreert, komt jouw foto van de foto-opdracht toe in een aparte mailbox waar enkel een staflid van Wel Jong Niet Hetero aankan. Dit staflid is gebonden aan beroepsgeheim. De foto wordt enkel gebruikt om je geboortedatum te controleren. Na controle wordt de foto meteen en volledig verwijderd van onze server. De foto wordt dus nooit langer dan 2 werkdagen bewaard. 

 

3.4 Gebruikers van het WJNH-forum

De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard zolang de geregistreerde account actief blijft. 

 

3.5 Gebruikers van het T-jong-forum

De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard zolang de geregistreerde account actief blijft. 

 

3.6 Bezoekers van onze websites

De verzamelde gegevens die je browser verstuurt worden maximaal 26 maanden bijgehouden.

 

4. Hoe worden de persoonsgegevens verkregen?

Alle persoonsgegevens die Wel Jong Niet Hetero vzw verzamelt en verwerkt, worden rechtstreeks bij de betrokkene verkregen. Wel Jong Niet Hetero vzw doet hiervoor dus geen beroep op derden. Hiernaast maken websites van Wel Jong Niet Hetero vzw wel gebruik van cookies. Meer informatie daarover vind je in de cookieverklaring.

 

5. Wat doet Wel Jong Niet Hetero aan de beveilging van de persoonsgegevens?

  • De clouddienst van Wel Jong Niet Hetero vzw is beveiligd d.m.v. wachtwoorden en er zijn verschillende toegangsniveaus ingesteld
  • De database voor het beheer van contactgegevens wordt beveiligd d.m.v. wachtwoorden, een veilige verbinding (https) en enkel stafleden hebben toegang
  • De stafleden, bestuursleden en vrijwilligers van Wel Jong Niet Hetero vzw zijn contractueel gevonden tot beroepsgeheim
  • Wel Jong Niet Hetero vzw maakt back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • Het bureau van Wel Jong Niet Hetero vzw wordt door middel van een alarmsysteem beveiligd
  • Wel Jong Niet Hetero vzw doet aan actief datalekmanagement
  • Wel Jong NIet Hetero vzw beschikt over een privacyverantwoordelijke 
  • Wel Jong Niet Hetero neemt beveiligingsmaatregelen op al haar websites om de kans op misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens tot een minimum te beperken. We houden ons aan hedendaagse best-practices en beveiligingsstandaarden en evalueren frequent of we op dit gebied bij de tijd zijn.
  • Specifiek op www.min19.be, het sociale online platform voor minderjarigen van Wel Jong Niet Hetero, kan toegang tot de profielen enkel worden verkregen door geregistreerde gebruikers. Alle gebruikers worden actief op hun leeftijd gecontroleerd bij registratie en zijn tussen de 13 en 19 jaar. 
  • Het besloten deel van www.min19.be waarvoor registratie vereist is, wordt niet geindexeerd door zoekmachines
  • De website www.min19.be maakt gebruik van een beveiligde verbinding (https)

 

6. Wat zijn je rechten omtrent je gegevens?

Als betrokkene bij Wel Jong Niet Hetero vzw kan je volgende rechten uitoefenen en hiertoe een verzoek indienen:

  • het recht op informatie
  • het recht op toegang, inzage en kopie
  • het recht op aanpassing van onjuiste of onvolledige gegevens
  • het recht van bezwaar
  • het recht om vergeten te worden (je gegevens laten verwijderen)
  • het recht op de beperking van de verwerking tot welbepaalde doeleinden
  • het recht van intrekking van toestemming
  • het recht op overdraagbaarheid aan een andere verantwoordelijkheid
  • het recht van weigering
  • het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming, zoals profilering

Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Wij kunnen vragen je te legitimeren voor we gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

 7. Heb je klachten?

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van privacy bescherming.

 

8. Wijziging privacyverklaring

Wel Jong Niet Hetero vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op www.weljongniethetero.be. De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een email (zie contactgegevens bovenaan) als je deze wilt raadplegen.